Automação robótica de processos em uma Instituição Federal de Ensino : um estudo de caso

Abstract

Com o advento da transformação digital, a automação de processos se destaca como uma resposta essencial para superar desafios. As organizações têm adotado a automação para seguir com passos acelerados e integrar os processos e aplicativos. Na área de gestão de pessoas de uma instituição federal de ensino, este contexto aborda questões críticas, como: elevado quantitativo de atribuições, força de trabalho insuficiente, atividades manuais, repetitivas e suscetíveis a erros, diversidade de soluções tecnológicas com integração limitada, além da necessidade de modernização na execução dos processos. A proposta desta pesquisa consiste em identificar como ocorre a automação de processos e quais são as técnicas, ferramentas, soluções ou implementações adotadas, entender quais são os seus benefícios, problemas e/ou desafios bem como definir uma abordagem para a automação de processos na área de gestão de pessoas e avaliar eventuais ganhos dessa automação. Adotou-se nesta pesquisa a técnica de estudo de caso com abordagem qualitativa dos dados. O estudo foi conduzido junto à área de gestão de pessoas da instituição federal de ensino a partir da adaptação do Framework Consolidado para a Implementação de Projetos de RPA. Os resultados obtidos se mostraram promissores em termos de horas humanas devolvidas ao negócio, melhoria performance do processo e na redução de custos com FTE (Full-Time Equivalent). A partir dos desafios e lacunas observadas durante a condução do estudo, foi elaborada uma proposta, com adoção do método 5W3H, de abordagem para a automação de processos denominada TIASIA, que consiste em: Treinamento; Identificação de Oportunidades; Adequação Estratégica; Seleção de Processos; Implementação; e Avaliação. A abordagem foi avaliada pelos representantes das áreas de gestão de pessoas da Rede Federal onde foi observada a sua replicabilidade além de ser vista como uma ferramenta valiosa para enfrentar os desafios de eficiência e qualidade nas instituições de ensino. Como trabalhos futuros, observa-se a oportunidade de pesquisas que abordem o gerenciamento de mudanças, monitoramento e melhoria contínua, a segurança de dados e conformidade regulatória, e o impacto social e ético no contexto da automação processos.