Fatores de risco de perda de documentos eletrônicos de caráter arquivístico em uma instituição pública : um estudo de caso na Câmara dos Deputados

Abstract

As pessoas físicas e jurídicas produzem e acumulam documentos eletrônicos de caráter arquivístico em grande volume e velocidade, o que é preocupante, haja vista a relevância do risco de perda das informações em função dos problemas da gestão e da preservação. O pressuposto principal desta pesquisa é que os riscos de perda de documentos eletrônicos de caráter arquivístico são de várias origens e alguns deles podem ser verificados nas instituições/organizações a partir do que já se encontra internacionalmente estabelecido em termos de atividades e requisitos para o tratamento desses documentos. Esta pesquisa buscou identificar os riscos de perda de documentos eletrônicos de caráter arquivístico em uma organização, utilizando como estudo de caso a Câmara dos Deputados. Os procedimentos metodológicos basearam-se nos métodos de pesquisa-ação e de fatores críticos de sucesso. Para a coleta de dados realizou-se uma pesquisa documental, entrevistas informais e a aplicação de questionários com questões fechadas. O universo da pesquisa compreendeu 16 unidades administrativas da CD, e um total de 69 entrevistados. Concluiu-se que os riscos de perda desses documentos na CD são de diversas origens: visão estratégica do problema, monitoração e auditoria, treinamento, conservação e obsolescência tecnológica, políticas e responsabilidades, aspectos técnicos, administrativos e culturais, sistemas eletrônicos de gestão arquivística de documentos, conhecimento de normas e padrões. A pesquisa também ratificou a importância de estudos sobre o tratamento dos documentos eletrônicos, pois o grau de risco de perda desses documentos observado na CD tende também a ser presente nas demais organizações públicas, em razão das complexidades que envolvem os documentos e que foram exarcerbadas no ambiente informático. ___________________________________________________________________________________ ABSTRACT

Public and private institutions – or even people in general – produce and accumulate vast volumes of archival electronic documents with great speed, which is troubling, because of the tangible risk of losing information due to problems in management or preservation. The main hypothesis of this research is that the risks of losing archival electronic documents are of many orders and some of them can be identified in the institutions/organizations, from what has already been internationally established in terms of activities and requirements for the treatment of these documents. This research sought to identify the risks of loss of the archival electronic documents in an organization, using the brasilian house of representatives – Câmara dos Deputados - as a case study. The methodological procedures were based on Research-Action method and Critical Success Factor – CSF method. For the collection of data, a survey was conducted, with informal interviews and a questionnaire with closed questions. The universe of the research spanned 16 administrative units of the house of representatives with a total sampling of 69 interviewed employees. It was concluded that the risks of loss of the documents in the house of representatives are of many orders: strategic vision of the problem, monitoring and auditing, training, conservation and technological obsolescence, politics and responsabilites, technical aspects, administrative and cultural aspects, electronic systems and knowledge of norms and standards. The research also ratified the importance of studies about the treatment of electronic documents, because the degree of risk of loosing these documents, observed in the house of representatives, also tends to be present in other public and private organizations due to the complexities involved in the documents. Complexities that have been greatly magnified in the informatic environment.