O código de classificação de documentos de arquivo do Conselho Nacional de Arquivos : estudo de caso de um instrumento de classificação

Abstract

A democratização do Brasil a partir da década de 1980, como nos lembra José Maria Jardim (1991), "trouxe à tona o debate sobre a transparência do Estado, forjando-se uma retórica sem precedentes sobre esse tema. No entanto, o discurso em nome da visibilidade social do Estado - prevista pela Constituição de 1988 e pela lei de arquivos de 1991 - não se fez acompanhar de iniciativas públicas que efetivamente garantissem ao cidadão o acesso às informações atuais e àquelas de interesse histórico produzidas pelo Governo". A transparência e o compartilhamento de informações são, na concepção advogada por Rose Marie Inojosa, caminhos seguros para o exercício da cidadania. O aprendizado desse exercício, por sua vez, demanda o crescente acesso da sociedade às informações geradas pelas organizações cuja existência e atuação resultam da delegação dessa mesma sociedade ou afetam a sua qualidade de vida. No Brasil, o direito à informação é resguardado por dispositivo constitucional e reafirmado na lei 8.159, conhecida como lei de arquivos. Mas o acesso pleno aos documentos de arquivo esbarra em dois fatores: os legais e os que se referem ao tratamento dado aos documentos acumulados, isto é, produzidos ou recebidos, pelos governos federal, estadual e municipal. Quanto aos aspectos legais, que não vamos detalhar nesse momento, podemos destacar: o direito dos cidadãos a respeito de sua vida privada; a necessidade de proteger a segurança do Estado e suas relações exteriores; a necessidade de proteger a ordem pública e a segurança dos cidadãos; e a necessida-de de proteger o segredo em matéria industrial e comercial. Do ponto de vista arquivístico, os maiores entraves para o pleno acesso às informações acumuladas pelas organizações públicas, isto é, produzidas e recebidas no âmbito de suas funções e atividades, estão em sua própria gestão. As experiências de tratamento dos arquivos acumulados por essas organizações são, apesar do grande progresso, muito pequenas e não se sustentam em políticas estabelecidas, mas em atuações individuais de alguns profissionais. Não se tem uma metodologia consolidada que permita a aplicação dos conceitos e princípios arquivísticos difundidos internacionalmente. A partir desse cenário, o Arquivo Nacional, em 1989, empreendeu uma pesquisa que resultou na implantação do Cadastro Nacional de Arquivos Federais. Foram visitados 148 órgãos públicos federais em Brasília e no Rio de Janeiro. A pesquisa tinha como objetivo subsidiar, com suas informações, as futuras ações do Arquivo Nacional junto aos serviços arquivísticos federais. Ela contemplou informações sobre a natureza jurídica do órgão; um breve histórico de sua trajetória; e as principais atribuições e informações qualitativas e quantitativas sobre os acervos (datas-limite, quantificação, número de arquitos, número de depósitos, acesso, condição de admissão do usuário, horário de atendimento, descrição do acervo, instrumentos de recu-peração da informação, ordenação, armazenamento, acondicionamen-to e estado de conservação). O Cadastro revelou dados interessantes sobre a situação arquivística dos órgãos públicos federais sediados em Brasília e no Rio de Janeiro. Observou-se, por exemplo, a ausência de normas e procedimentos para a condução das atividades de arquivo na administração federal, além de um alto grau de desorganização e de dispersão dos acervos, gerando ineficiência na recuperação da informação necessária ao processo decisório e dificuldade de garantir direitos e deveres. Concluiu-se, também, que "os órgãos da administração pública federal, de modo genérico, desconheciam os procedimentos adequados à gestão de seus arquivos. A maior parte das instituições cadastradas não apresentava condições técnicas para proceder à avaliação documental - recurso indispensável para o estabelecimento de prazos de retenção nas fases corrente e intermediária -, e à seleção e ao recolhimento dos documentos para guarda permanente. Assim sendo, são raras as comissões para avaliação e seleção de documentos" (Arquivo Nacional, 1990, p. 437). E no que se refere à classificação, a maioria dos arquivos não possuía um plano ou código de classificação de documentos. Em geral, os arquivos estavam organizados segundo as espécies documentais, em ordem cronológica e/ou numérica. Mais de dois terços dos órgãos públicos federais sediados em Brasília declararam não possuir nenhum tipo de instrumento de classificação. No Rio de Janeiro a situação era pior: 87% não tinham planos ou códigos de classificação. O caos informacional descrito aponta para dois tipos de problemas. O primeiro é a dificuldade de acesso da sociedade às informações acumuladas pelo Estado brasileiro. E, também, o reflexo que essa situação provoca na administração pública: a insegurança na tomada de decisões; a lentidão dos procedimentos administrativos; e a ineficiência e ineficácia do aparelho burocrático.