O processo administrativo no âmbito do Programa de Gestão de Documentos

Abstract

Essa dissertação tem o objetivo de discutir o processo administrativo, os procedimentos de protocolo aplicados a ele e seu adequado tratamento técnico-científico. O processo administrativo é, se analisado pelos normativos do Direito Público, a espécie documental mais importante para a Administração Pública Federal. Ao mesmo tempo em que é perceptível sua importância, é notável a ausência de estudos arquivísticos relacionados a essa espécie. Como um documento dotado de características próprias, que se distingue dos outros documentos e exige regras específicas para seu controle, o processo administrativo precisa ser mais bem situado dentro do Programa de Gestão de Documentos. Essa dissertação trata-se de um estudo descritivo, qualitativo e prático. Para estudar o objeto da pesquisa, considerando seus caracteres específicos, esse projeto tem por objetivo a definição dos requisitos para seu tratamento arquivístico, abordando a aplicação e o controle dos procedimentos específicos vinculados a ele (os procedimentos de protocolo) dentro do Programa de Gestão de Documentos, visando garantir a autenticidade, a recuperação da informação e o atendimento aos normativos legais. Para tanto, realizou-se a revisão bibliográfica de obras de: Arquivologia, especialmente aquelas que tratam de Gestão de Documentos; Diplomática e Direito Administrativo, como forma a subsidiar o restante da pesquisa. Nesse aspecto, delimitou-se uma concepção que sintetizou os aspectos identificados do processo administrativo a partir dessas três áreas. Utilizou-se a perspectiva diplomática para identificar as razões de ser do processo administrativo, isto é, sua gênese documental, com a finalidade de destacar a relação entre o que deve vir a ser um processo e a necessidade dos procedimentos de protocolo vinculados a ele. Adicionalmente, a partir da análise documental estudou-se a legislação afeta ao processo administrativo e especificamente os dois últimos normativos vigentes que tratam dos procedimentos de protocolo. A partir desse estudo, foi possível analisar e descrever esses procedimentos e indicar os requisitos para seu devido controle no contexto da gestão de documentos. Constatou-se que os procedimentos de protocolo em geral, inclusive aqueles aplicáveis somente aos processos administrativos, são essenciais para à autenticidade, controle, recuperação e atendimento aos normativos. Se tratando de processos digitais, o controle desses procedimentos é ainda mais essencial para garantir a validade dos processos e dos atos contidos.