Arquivos ativos e massas documentais acumuladas na administração pública brasileira : busca de novas soluções para velhos problemas

Abstract

Esta pesquisa teve como objetivo estudar os problemas dos arquivos ativos e os das massas documentais acumuladas na administração pública brasileira. Os arquivos ativos são os acervos acumulados nos setores de trabalho. São constituídos de documentos ativos, semi-ativos e inativos, misturados a outros passíveis de eliminação e a documentos não orgânicos, que não são considerados de arquivo. As massas documentais acumuladas são o resultado da transferência dos documentos dos arquivos montados nos setores de trabalho. Elas são denominadas, comumente, de “arquivos mortos”. O tratamento desses arquivos fundamenta-se no empirismo e na improvisação. Não há instrumentos de gerenciamento da classificação intelectual e física e dos prazos de guarda dos documentos. A incipiente organização adotada nos arquivos ativos é geralmente perdida quando os documentos são transferidos para os depósitos de massas documentais acumuladas. O descaso com que é tratada essa questão se traduz, geralmente, em poucos investimentos em instalações, equipamentos, materiais de consumo e na formação e treinamento de pessoal. As experiências de tratamento desses acervos no Brasil são poucas e não se sustentam em políticas estabelecidas, mas em atuações individuais de alguns profissionais. Não se tem uma metodologia consolidada que permita a aplicação dos conceitos e princípios arquivísticos difundidos internacionalmente. Observou-se que o caminho para a compreensão do problema proposto vai além do âmbito estritamente técnico. As particularidades do aparato estatal brasileiro, a instabilidade de suas instituições, o nível de qualificação de seus quadros são elementos que ajudam a esclarecer a questão. Recorreu-se à literatura nacional e estrangeira e à legislação existentes sobre o tema para a realização desse estudo. Foram feitas entrevistas com dirigentes de instituições arquivísticas, professores e membros de organismos arquivísticos internacionais. Analisou-se pormenorizadamente os diagnósticos, os projetos de organização e execução elaborados para alguns órgãos governamentais, que foram desenvolvidos pelo professor Luis Carlos Lopes. Foram abordados os aspectos principais dos arquivos no âmbito do governo federal e do Distrito Federal e as intervenções das instituições arquivísticas. A partir da descrição e análise das experiências pode-se, no final, sugerir uma metodologia para o tratamento dos arquivos em órgãos da administração pública brasileira. Apesar de todas as limitações impostas pela realidade brasileira, acreditamos que seja possível empreender um programa de gerenciamento da informação e de gestão de documentos, elaborando-se, a partir de pesquisas, os instrumentos necessários e treinando-se os seus usuários.